Case study – MatroCatering.se

Skräddarsydd webbshop med AI‑assistent, automatisering och färgkodat arbetsflöde för cateringverksamhet.

Bakgrund

Matro & Catering behövde mer än “bara en hemsida”. De behövde ett verktyg som kunde hantera både kundernas beställningar och det interna arbetet i köket – från första klick till färdig leverans.

Målet var att skapa en snabb, modern och skräddarsydd lösning som:

• gör det enkelt för kunder att beställa catering online,
• minskar manuellt administrativt arbete,
• ger personalen tydlig överblick och struktur i vardagen.

Utmaningen

Standardlösningar och färdiga CMS‑teman räckte inte. Kunden behövde:

• flexibel hantering av produkter, menyer och kategorier,
• smarta regler för hemkörning och hämtning,
• ett internt arbetsflöde som faktiskt fungerar i en stressig köksmiljö,
• en lösning som är snabb, stabil och lätt att vidareutveckla.

Lösningen

1. Skräddarsydd webbshop & dynamiskt innehåll

Webbsidan är uppbyggd som en komplett webbshop där alla produkter och kategorier hanteras via ett backend‑gränssnitt. När en ny kategori skapas i admin:

• skapas automatiskt en ny sida i frontend,
• kopplas rätt produkter på rätt plats,
• får sidan SEO‑fält, beskrivning och optimerad URL.

Det gör att Matro & Catering enkelt kan växa, justera sortimentet och skapa nya menyer utan att behöva anlita utvecklare för varje liten ändring.

2. Smart orderflöde med automatisering

Under beställningen räknar systemet automatiskt ut hemkörningsavgift baserat på kundens val och förutsättningar. När en order läggs:

• skapas ordern i systemet,
• kunden får automatiska e‑postuppdateringar i olika steg (mottagen, under produktion, redo, levererad),
• all information hamnar direkt i produktionskalendern.

3. Inbyggd AI‑assistent

För att höja servicenivån ytterligare har sidan en inbyggd AI‑assistent som:

• hjälper kunder att hitta rätt produkter och menyer,
• kan svara på vanliga frågor om innehåll, allergier, leverans m.m.,
• guidar användaren genom beställningsflödet,
• kan fungera som stöd även för personalen vid frågor.

Systemet har dessutom fallback‑logik om AI‑tjänsten skulle vara otillgänglig, så att upplevelsen alltid förblir stabil.

4. Kommunikation direkt i varje order

Varje order har en inbyggd kommunikationsmodul där personalen kan skriva direkt till kunden. All dialog sparas i orderloggen, vilket gör att:

• inget tappas bort i separata mailtrådar,
• alla i teamet kan se historiken,
• kunden får en tydlig och professionell upplevelse.

5. Produktionskalender för köket

Alla inkommande beställningar hamnar i en kalendervy där köket kan se:

• vad som ska produceras,
• när det ska vara klart,
• om det är hemkörning eller hämtning.

Det gör planeringen enklare och minskar risken för missar vid hög belastning.

6. Färgkodat arbetsflöde för personalen

För att göra systemet så lättjobbat som möjligt är hela personalvyn färgkodad:

• hemkörning och hämtning har olika färger,
• olika orderstatus visas med tydliga färgmarkeringar,
• nya kundmeddelanden och olästa mail sticker ut direkt.

Resultatet är ett arbetsverktyg som fungerar även när det är som mest stressigt – personalen ser direkt vad som är viktigast just nu.

Teknik & arkitektur

• Handkodad lösning i PHP/JS – ingen WordPress eller annan CMS.
• SEO‑optimerad struktur med rena URL:er, metadata och snabb laddtid.
• Mobilanpassad design för både kunder och personal.
• Rollbaserad åtkomst (admin/personal) i backend.
• Loggning av ändringar för spårbarhet.
• Bildoptimering och caching för hög prestanda.

Resultat

Matro & Catering har nu en lösning som:

• gör det enkelt för kunder att beställa catering online,
• minskar manuellt arbete och dubbeladministration,
• ger köket bättre överblick och planering,
• höjer servicenivån med hjälp av AI‑assistent och tydlig kommunikation.

⬅ Tillbaka till startsidan